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  单项议题的正式书面文件叫做议案。重要的会议,特别是法定会议,正式代表和法定机关提出的议题应当采用议案这一书面形式。议案必须经过一定的审查程序并获得通过才能成为会议的议题,列入会议的议程。一般法定性会议都规定有提交议题(议案)的截止时间,便于议案审查机构在有效期限内予以审查。在一定程度上说,会议的准备主要是议题的准备。

  ①会议议题要服从会议目标;②处理好主题与议题的关系;③发现高效性的议题;④议题表述要准确;⑤议题要符合会议权限。

  与会人员的确定是非常关键的,人数多了会给会议服务成本造成不必要的消费,少了又达不到会议服务效果。所以,在确定与会人员时,最重要的原则是选择适当的人。但是往往很难做到,因为总是有人觉得自己应该参加会议,但是却不能为会议有所贡献,或是从会议得到什么。

  确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议,那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供信息的人,如果这个会议是解决问题的会议,就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人,以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。

  现代会议服务业中,邀请参会人员是非常重要的工作特别是在商业性会议中,因此对于选择邀请参会人员时,要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员,当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。

  ①会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。

  会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。